Myob

1. langkah membuat purchase :

-          Buka program Myob premier v8 >open file>klik file yang kita save

-          Muncul Command centre > Purchases.

-          Setelah layar “purchases-new-read only” terbuka, klik layout> select layout>item/service>OK

-          Tentukan status pembelian dengan mengklik panah drop down, misal BILL,RECEIVE ITEMS,ORDER,QUOTE

-          Untuk memasukkan transaksi pertama, tekan tombol tab >select from list >pilih perusahaan terkait >use supplier

-          Kotak Terms akan menapilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk penyalur ini pada card file terdahulu.

-          Uncheck kotak periksa Tax Inclusive, karena barang tidak akan dibebankan pajak.

-          Selanjutnya alamat perusahaan otomatis ditampilkan pada kotak Ship to ketik Anda memilih penyalur ini.

-          Klik tab>kolom Purchase #> masukkan nomer pembelian

-          Klik tab>kolom Date >ketik  tanggal transaksi

-          Klik tab >kolom supplier Inv# > ketik nomor faktur penjualan dari pemasok

-          Masukkan jumlah barang yang diterima pada kolom Received > tekan tab.

-           Kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan, tekan > tab dua kali.

-          Pada kotak dialog select from list pilih barang yang akan ditransaksikan lalu klik use item. 

-          Nama barang akan ditampilkan pada kolom description, tekan tombol tab.

-          Ketik harga pada kolom Price sebagai harga beli barang > tekan tab.

-          Kosongkan kolom Dics%, tekan tab harga total harga akan tampil pada kolom Total.

-          Kosongkan kolom job, dan pastikan kolom Tax terisi PPN.

-          Ulangi langkah diatas untuk mencatat item barang kedua.

-          Selanjutnya untuk menambahkan subtotal line, tempatkan posisi kursor di bawah item kedua, klik menu Edit I insert subtotal.  Hasilnya baris subtotal akan ditambahkan.

-          Catat item barang berikutnya, dengan menanggulangi langkah diatas.

-          Jika terdapat biaya pengangkutan dapat diisi pada kolom Freight, dalam hal ini kosongkan.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.

-          Jika terdapat pembayaran uang  muka maupun pelunasan dapat dicatat pada kolom Paid Today, dalam hal ini kosongkan.

2. A)  Menyimpan Pembelian Berulang (Save Reccuring).

-          Pastikan kotak dialog Purchases – New Item dalam keadaan aktif.

-          Selanjutnya klik tombol Save Recurring > kotak konfirmasi Myob accounting > No.

-          Kotak dialog Save recurring template >masukkan nama transaksi pada kolom Name

-          Pastikan Frequency pembelian terisi dengan monthly atau tiap satu bulan.

-          Pastikan tanggal perulangan traksaksi pada kolom Remind Every tercatat .

-          Terakhir klik tombol save template untuk menyimpannya.

-          Kembali ke kotak Purchases – New item klik tombol record untuk menyimpan transaksi pembelian pertama, jika tampil kotak konfirmasi klik No.

-          Setelah tersimpan kotak Purchases – New item akan ditampilkan kembli dalam keadaan kosong.

B ) Menggunakan Pembelian Berulang (Use Recurring).

-          Pastikan kotak dialog Purchases – New Item dalam keadaan aktif.

-          Selanjutnya klik tombol Use Recurring  yang akan menampilkan kotak dialog Purchases Register tab recurring templates beikut:

-          Transaksi pembelian berulang yang telah Anda catat akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.

-          Pilih transaksi, klik Use recurring.                                              

-          Kotak dialog Purchases – New item kembali ditampilkan.

-           Apabila terdapat penambahan atau perubahan yang Anda inginkan, masukkan kemudian klik tombol Record (dalam hal ini Anda klik Don’t Record karena transaksi belum digunakan sekarang namun baru akan digunakan pada bulan berikutnya).

-           Kotak dialog Purchases – New Item kembali ditampilkan dalam keadaan kosong, klik Cancel untuk menutup kotak ini.

-          Kembali ke kotak dialog Purchases Register klik Close untuk menutupnya

3. langkah mencatat pembayaran hutang

-          Pada modul Purchases, klik pay bills

-          Opsi Pay from account telah ditandai, dengan akun pembayaran hutang yaitu Bank DKI  hal ini sesuai dengan pengaturan pada link Purchases Account.

-          Kemudian klik anak panah pada bagian supplier, pilih perusahaan terkait dari kotak dialog Select From list, lalu klik Use supplier.

-          Rincian hutang kepada PT anda ditampilkan.

Tempatkan kursor klik kolom Date ketik tanggal pelunasan

-          Tekan tombol tab, pada kolom Amount.  Berikutnya klik di kolom Amount Applied, nilai pembayaran akan ditampilkan.

-          Tekan tombol tab, hasilnya kolom Total Applied juga akan terisi dengan nilai pembayaran.

-          Klik tombol Record untuk menyimpan pembayaran hutang kepada PT pemberi piutang.

-          Transaksi telah disimpan, kotak dialog Pay bills ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol Cancel untuk menutup kotak dialog ini.

4. retur pembelian

-          Pada modul purchases, klik purchases register untuk mengaktifkan kotak dialog Purchases register.

-          Dalam kotak dialog Purchases register klik tab returns dan debits dan klik tombol New Purchase, untuk memasukkan transaksi retur pembelian.

-          Selanjutnya tampil kotak dialog Purchases – New item, tekan tombol tab pilih nama supplier dari kotak dialog select from list, lalu klik tombol Use supplier.

-          Atur format Layout menjadi item.

-          Klik kolom purchase # ketik kode retur > Tekan tab.

-          Pada kolom date isi tanggal transaksi.  kemudian tekan dua kali tombol tab.

-          Dalam kolom received ketik -1  tekan tiga kali tombol tab.

-          Selanjutnya tampil kotak dialog select from list, pilih jenis item lalu klik tombol Use item.

-          Tekan tombol tab.  Hasilnya kolom price dan total akan terisi.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.

-          Langkah terakhir klik tombol record, untuk menyimpan transaksi retur pembelian ini.

-          Kotak dialog Purchases – New item akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog ini.

-          Anda akan dibawa kembali pada kotak dialog Purchases Register, hasil  pencatatan retur pembelian untuk transaksi nomor 3 akan ditampilkan disini. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog ini.

5.       Menampilkan Jurnal Transaksi

-          Dalam modul purchases klik transaction journal untuk mengaktifkan kotak dialog Transaction journal. 

-          Untuk menampilkan saldo awal hutang, jurnal transaksi pembelian dan retur pembelian, pastikan anda berada pada tab purchases, selanjutnya dalam kolom Dated, tekan tab lalu pada kolom To, lalu tekan tab lagi untuk menampilkan jurnal transaksi.

-          Sedangkan untuk menampilkan jurnal transaksi pembayaran Anda klik tab Disbursements.

 Memperbaiki Jurnal Transaksi

-          Apabila pada saat semua jurnal transaksi telah ditampilkan, maka perhatikan, jika dalam pencatatan jurnal terjadi kesalahan atau kekurangan anda dapat memperbaiki kesalahan ataupun kekurangan tersebut dengan cara sebagai berikut :

-          Pastikan kotak dialog Transaction Journal masih dalam keadaan aktif.

-          Selanjutnya klik anak panah pada jurnal yang akan diperbaiki.

-          Kotak dialog Purchases – Edit item ditampilkan.

-          Perbaikilah, lalu klik tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan yang telah dilakukan.

-          Anda akan dibawa kembali dalam kotak dialog Transaction journal, perubahan yang telah dilakukan akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.

Menghapus Jurnal Transaksi

-          Bila transaksi pembelian, retur pembelian dan pembayaran yang telah kita catat ternyata salah atau tercatat 2 kali, anda dapat menghapusnya dengan langkah sebagai berikut :

-          Pastikan kotak dialog Transaction journal masih dalam keadaan aktif.

-          Selanjutnya klik anak panah salah satu jurnal transaksi pada kotak dialog transaction jurnal yang akan dihapus.

-          Setelah kotak dialog Purchases-Edit item ditampilkan, berikutnya klik menu edit I delete purchase.

-          Hasilnya transaksi akan terhapus dari kotak dialog Transaction journal.

-          Terakhir klik tombol close, untuk menutup kotak dialog transaction journal.

Laporan Pembelian.

-          Dari jendela Command centre, anda klik Commmand Panel: Reports, lalu klik Purchases.

-          Kemudian tampil jendela Index to reports, untuk menampilkan laporan pembelian per penyalur dalam kotak name pilih Supplier I Purchases Detail lalu klik tombol customize.

-          Pada kotak dialog Report customization ditampilkan.  Tentukan periode laporan pada kolom  dated from ketik dan kolom To, kemudian klik tombol display.

-          Hasilnya laporan pembelian, retur pembelian dan pembayaran akan ditampilkan per penyalur pada jendela Report Display sesuai periode laporan yang telah ditentukan.

6.       Langkah membuat sales

-          Buka program Myob premier v8 >open file>klik file yang kita save

-          Muncul Command centre > sales> Enter sales

-          Setelah layar “sales-new-read only” terbuka, klik layout> select layout>item/service>OK

-          Tentukan status pembelian dengan mengklik panah drop down, misal INVOICE,ORDER,QUOTE

-          Untuk memasukkan transaksi pertama, tekan tombol tab >select from list >pilih perusahaan terkait >use customer

-          Kotak Terms akan menapilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk penyalur ini pada card file terdahulu.

-          Uncheck kotak periksa Tax Inclusive, karena barang tidak akan dibebankan pajak.

-          Selanjutnya alamat perusahaan otomatis ditampilkan pada kotak Ship to ketik Anda memilih customer ini.

-          Klik tab>kolom invoice #> masukkan data

-          Klik tab>kolom Date >ketik  tanggal transaksi

-          Klik tab >kolom customer PO# > masukkan data

-          Masukkan jumlah barang yang diterima pada kolom Received > tekan tab.

-           Kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan, tekan > tab dua kali.

-          Pada kotak dialog select from list pilih barang yang akan ditransaksikan lalu klik use item. 

-          Nama barang akan ditampilkan pada kolom description, tekan tombol tab.

-          Ketik harga pada kolom Price sebagai harga beli barang > tekan tab.

-          Kosongkan kolom Dics%, tekan tab harga total harga akan tampil pada kolom Total.

-          Kosongkan kolom job, dan pastikan kolom Tax terisi PPN.

-          Ulangi langkah diatas untuk mencatat item barang kedua.

-          Selanjutnya untuk menambahkan subtotal line, tempatkan posisi kursor di bawah item kedua, klik menu Edit I insert subtotal.  Hasilnya baris subtotal akan ditambahkan.

-          Catat item barang berikutnya, dengan menanggulangi langkah diatas.

-          Jika terdapat biaya pengangkutan dapat diisi pada kolom Freight, dalam hal ini kosongkan.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.

-          Jika terdapat pembayaran uang  muka maupun pelunasan dapat dicatat pada kolom Paid Today, dalam hal ini kosongkan.